Planning, Scheduling, and Project Operation with Bar Chart and S-Curve (Perencanaan, Penjadwalan dan Pengendalian Proyek dengan Bar Chart dan S-Curve)

Kita sudah sering membahas tentang tips-tips rumah, interior desain, pada kesempatan kali ini saya mencoba membuat tulisan tentang Manajemen Proyek Konstruksi. Proyek yang dimaksud adalah proyek konstruksi. Saya pribadi sangat percaya bahwa keberhasilan proyek konstruksi (mencapai tujuan akhir dengan menyelaraskan antara 3 tujuan utama proyek, yaitu : biaya yang optimal, mutu yang bagus dan waktu yang tepat) sangat dipengaruhi oleh kejelian perencana proyek (project planner) dalam menjadwal pelaksanaan suatu proyek kontruksi.

Bisnis konstruksi adalah sebuah bisnis yang memiliki batasan-batasan, proyek konstruksi pun diikuti oleh batasan-batasan tersebut. Batasan yang ada pada bisnis dan proyek kosntruksi diantaranya adalah :

- Adanya batasan waktu pelaksanaan
- Adanya batasan pemakaian jumlah tenaga kerja
- Adanya batasan pemakaian jumlah material
- Adanya batasan nilai dari sebuah proyek
- dsb.

Berbeda dengan bisnis lainnya, seperti industri, manufacture, assembling, garment, dsb. Pada industri-industri tersebut tidak ada batasan waktu pelaksanaan, karena proses produksi (secara normal) berlangsung sepanjang tahun dan terus menerus. Tidak ada batasan pemakaian tenaga kerja, karena kebutuhan tenaga kerja bisa bertambah seiring dengan pertambahan barang atau produk yang akan dihasilkan. Tidak ada batasan pemakaian material, karena kebutuhan akan material bisa meningkat atau ditambah Kuantitasnya seiring dengan kebutuhan pasar akan produk industri tersebut yang makin meningkat. Juga tidak ada batasan nilai proyek, karena nilai sebuah proyek bisa ditambah atau dikurangi sesuai dengan banyaknya produk atau barang yang ingin dihasilkan, misalnya pesawat telepon, pakaian, mie instant, kendaraan bermotor, barang dalam kemasan, dsb.

Coba bandingkan dengan bisnis konstruksi, sebuah perusahaan konstruksi (kontraktor) tidak bisa menambah waktu pelaksanaan proyek, karena proyek punya batasan waktu kapan sebuah proyek harus selesai. Kontraktor juga tidak bisa menambah penggunaan tenaga kerja, karena jumlah tenaga kerja telah disesuaikan dengan besarnya volume tiap item-item pekerjaan dalam sebuah proyek. Kontraktor juga tidak bisa menambah jumlah material, karena jumlah material juga ditentukan dari volume pekerjaan dalam sebuh proyek. Kontraktor juga tidak bisa menambah nilai dari sebuh proyek, karena nilai proyek ditentukan oleh pemilik (owner) proyek, bisa pemerintah atau mungkin juga pihak swasta.

Dari berbagai keterbatasan itu, maka proyek konstruksi membutuhkan perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek. Tujuannya adalah menyelaraskan antara biaya proyek yang optimal (saya tidak menyebut MURAH yah..), mutu pekerjaan yang baik/berkualitas, dan waktu pelaksanaan yang tepat. Karena ketiganya adalah 3 elemen yang saling mempengaruhi.

Ilustrasi dari 3 circles diagram diatas adalah :

• Jika biaya proyek berkurang (atau dikurangi) sementara waktu pelaksanaan direncanakan tetap, maka secara otomatis anggaran belanja material akan dikurangi dan mutu pekerjaan akan berkurang –> Secara umum proyek Rugi!
• Jika waktu pelaksanaan mundur/ terlambat, sementara tidak ada rencana penambahan anggaran, maka mutu pekerjaan juga akan berkurang –> Secara umum proyek Rugi!
• Jika mutu ingin dijaga, sementara waktu pelaksanaan mundur/terlambat, maka akan terjadi peningkatan anggaran belanja –> Secara umum proyek juga Rugi!

Inti dari 3 komponen proyek konstruksi tersebut adalah bagaimana menjadwal dan mengendalikan pelaksanaan proyek agar berjalan sesuai dengan schedule yang telah ditetapkan, selesai tepat pada waktunya, sehingga tidak terjadi pengurangan mutu pekerjaan atau penambahan anggaran belanja.

Berikut adalah contoh perencanaan, penjadwalan dan pengendalian pelaksanaan proyek dengan bar chart dan s-curve, proses penjadwalan ini saya pilih berdasarkan volume pekerjaan (Realitanya penentuan s-curve bisa berdasarkan volume pekerjaan, bisa juga berdasarkan nilai/harga tiap item pekerjaan).

Gambar diatas adalah layout pondasi dari sebuah rumah ukuran Panjang: 10 m dan Lebar: 7 m, dengan luas bangunan (A) : 70 m^2

PERHITUNGAN VOLUME

Pekerjaan Persiapan;
Galian tanah dasar tebal 10 cm –> Volume Pekerjaan = 70 m^2 x 0,1 m = 7 m^3

Pekerjaan Pas. Pondasi Batu Kali:
Luas Pondasi = ((0,3 x 1) + (1/2 x 0,3 x 1) x 2 ) = 0,3 + 0,3
Luas Pondasi = 0,6 m^2
Keliling Pondasi = 58,5 m –> Volume Pondasi = 0,6 m2 x 58,5 m = 35,1 m^3

Pekerjaan Sloof: –> Diambil, Dimensi sloof : 15 cm x 15 cm
Arah Memanjang:
- 0,15 x 0,15 x 10 x 2 = 0,450 m^3
- 0,15 x 0,15 x 6 = 0,1350 m^3
- 0,15 x 0,15 x 2 = 0,0450 m^3
- 0,15 x 0,15 x 3 = 0,0675 m^3

Arah Melintang:
- 0,15 x 0,15 x 7 x 2 = 0,315 m^3
- 0,15 x 0,15 x 3 x 3 = 0,135 m^3
- 0,15 x 0,15 x 3,5 = 0,07875 m^3
- 0,15 x 0,15 x 2 = 0,045 m^3

Total Volume Sloof = 1,3275 m^3

Pekerjaan Kolom:
Dimensi Kolom diasumsikan : 15 cm x 15 cm
Volume Kolom = Panjang x Lebar x Tinggi = 0,15 m x 0,15 m x 3,5 m = 0,07875 m^3
Jumlah kolom (n) pada gambar adalah 16 buah,

Total Volume Kolom = 0,7875 m^3 x 16 buah = 1,26 m^3

Pekerjaan Balok: –> Diambil, Dimensi Balok : 15 cm x 15 cm
Arah Memanjang:
- 0,15 x 0,15 x 10 x 2 = 0,450 m^3
- 0,15 x 0,15 x 6 = 0,1350 m^3
- 0,15 x 0,15 x 2 = 0,0450 m^3
- 0,15 x 0,15 x 3 = 0,0675 m^3

Arah Melintang:
- 0,15 x 0,15 x 7 x 2 = 0,315 m^3
- 0,15 x 0,15 x 3 x 3 = 0,135 m^3
- 0,15 x 0,15 x 3,5 = 0,07875 m^3
- 0,15 x 0,15 x 2 = 0,045 m^3

Total Volume Balok = 1,3275 m^3

Pekerjaan Dinding Bata:
Panjang Keliling : 58,5 m
Tinggi : 3,5 m
Tebal : 0,15 m
Volume Dinding = 58,5 m x 3,5 m x 0,15 m = 30,7125 m^3

Pekerjaan Lantai:
Luas : 7 x 10 = 70 m^2
Tebal : 0,1 m
Volume Lantai = 70 m2 x 0,1 m = 10,5 m^3

Pekerjaan Pelat Atap:
Volume Pelat Atap = panjang x lebar x tebal
Volume Pelat Atap = 10 m x 7 m x 0,15 m = 10,95 m^3

Volume Total Pekerjaan = ( 7 + 1,26 + 1,3275 + 35,1 + 30,7125 + 10,5 + 10,95 ) m^3
Volume Total Pekerjaan = 98,18 m^3

Selanjutnya Volume Tiap-tiap pekerjaan, Volume Total, dan durasi masing-masing pekerjaan direkap dalam sebuah sheet seperti berikut ini:

Setiap pekerjaan memiliki durasi pelaksanaan. Contohnya pekerjaan persiapan memiliki durasi 2 minggu. Bobot pekerjaan (prestasi) dari pekerjaan persiapan setiap minggu adalah sebesar = 7 m^3 /2 minggu = 3,52 m^3/minggu. Dengan cara yang sama, maka seluruh prestasi setiap item pekerjaan telah diketahui.

Prestasi setiap item pekerjaan selanjutnya dijumlahkan untuk mendapatkan progress (prestasi) komulatif. Prestasi/progress komulatif harus berjumlah 100 % tepat pada saat proyek tersebut selesai dilaksanakan. Berikut adalah gambar S-Curve dari hasil perhitungan item pekerjaan diatas:

Jika sheet digabungkan maka gambar akan akan terlihat seperti berikut ini:

Hasil dari s-curve tersebut nantinya akan dijadikan sebagai panduan untuk mengendalikan pelaksanaan proyek. Dari s-curve tersebut sudah dihitung volume pekerjaan setiap minggu, ikuti angka-angka tersebut, sambil berharap tidak ada hal luar biasa seperti hujan yg berkepanjangan yg akan menunda pelaksanaan pekerjaan. Secara normal, jika s-curve tersebut diikuti maka kemungkinan proyek tersebut terlambat dan mengalami kerugian dapat dikurangi (kalau bisa tidak ada sama sekali).

Demikian artikel tentang perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek kali ini, pada artikel tentang perencanaan yang berikutnya, saya akan mencoba untuk memperlihatkan pada anda bagaimana menggabungkan antara volume pekerjaan pada s-curve dengan metode pengendalian material yang biasa dipergunakan pada bidang industri dan manufacture seperti metode Material Requirement Planning (MRP) dan metode Economic Order Quantity (EOQ). Dari hasil penggabungan tersebut nantinya akan diketahui kebutuhan material perhari selama proyek berlangsung, inventory status, sistem pemesanan, safety stock material, dsb. Dan berdasarkan hasil penggunaan metode tsb di 2 buah proyek gedung (5 lantai dan 8 lantai), metode tersebut mampu menjamin ketersediaan material selama proyek berlangsung sehingga proyek bisa selesai tepat waktu. Sementara jika proyek tersebut hanya menggunakan metode penjadwalan biasa seperti s-curve, pelaksanaanya terlambat diakibatkan persediaan material mingguan yang tidak terjadwal.

Selamat Berakhir pekan buat anda..